Porque você não deve utilizar os e-mails da sua hospedagem

Quando contratamos um serviço de hospedagem para nosso website, geralmente essa hospedagem já nos oferece contas de e-mail, isso é ótimo se pensarmos que teremos ali o nosso sistema e também as nossas contas de email.

Mas então porque não utilizar esse serviço?

Recentemente eu precisei trocar o servidor onde mantenho meus websites e alguns websites de clientes, eram uns sete website e desses sete apenas o meu e o da minha esposa utilizavam os serviços de e-mail, o dela não tinha tantos e-mails na caixa de entrada e enviados, mas o meu sim, algo em torno de 1.5gb, o que apesar de parecer muito não é, já tive e tenho clientes com caixas de mais de 20gb de e-mails.

Quando você utiliza os e-mails da hospedagem e vai mudar esse servidor de hospedagem, você necessariamente precisa migrar esses e-mails para o novo servidor, no meu caso foram 1.5gb, mas imagine uma migração de 20gb de e-mails. Imagine você tendo que realizar um backup de 20gb de e-mails, fazer o download e depois enviar para o novo servidor. É verdade que algumas hospedagens oferecem serviço de migração desses e-mails, mas quando são muitos, pode dar problema no meio do processo, pode ter limitações por parte da própria hospedagem, são vários fatores.

Podemos usar uma ferramenta de backup e restore? Sim, mas mesmo assim serão 20GB, será trabalhoso, chato, demanda horas e nem todos os formatos de backup são aceitos em algumas hospedagens.

Uma dor de cabeça clássica nesse processo é, o profissional precisa fazer a importação na nova hospedagem, mas já apontou o domínio para o novo servidor, o que acontece? Nada, os e-mails não são importados por que o que vale é o novo apontamento, e esse é novo e encontra-se vazio. entende?

cPanel vs hPanel vs outros

Quando o servidor de hospedagem utiliza o cPanel, existe uma vantagem, você pode simplesmente entrar na hospedagem e fazer um backup das pastas /mail  e /etc que é o local onde encontram-se as informações de contas de e-mail e seus dados. Uma vez copiadas e só enviar para o novo servidor, se este utilizar o cPanel claro.

Quando não é o cPanel , ai eu comentarei apenas sobre as que conheço, a situação fica um pouco mais trabalhosa. Por exemplo o hPanel da Hostinger, não tem acesso à essas pastas, então você precisa de um software que faça esse backup para você, pode ser o próprio cliente de e-mail como o ThunderBird ou Outlook (mais conhecidos) ou utilizar um software de backup.

Entendem como é complexo? Entendem porque é um serviço que pode demandar um alto investimento de hora/homem devido ao tamanho das contas de e-mail?

Qual foi a minha solução?

Já era a segunda vez que eu passava por esse processo de migração, já estava incomodado por ter que fazer todo aquele processo novamente. Tirei dois dias para pesquisar sobre serviços de e-mail profissional.

Tempos atrás eu tinha utilizado tanto o Google APP, que virou G-SUITE quando o e-mail da Microsoft, mas eles se tornaram bem caros, essa é a verdade, eu nem quis saber de espaço disponível, tecnologia, etc. não estava disposto realmente a pagar aquele preço.

Pesquisando encontrei o do UOL, que tem até um preço bacana, mas é cheio de armadilhas para variar, os planos mais em conta não tem isso ou aquilo e você vai acabar se chateando no futuro.

Foi quando lembrei do ZOHO, sim, eu não lembrava dele, fui pesquisar sobre ele e obtive muitas informações interessantes até decidir por usar e testar.

O ZOHO

Fiz meu cadastro, na verdade já tinha e não lembrava (provavelmente fiz algum teste para cliente), ele tem muitos APPS, muita coisa bacana mesmo, mas eu estava focado nos e-mails, então fui lá e me cadastrei para, em um primeiro momento, testar a versão gratuita deles.

Para minha surpresa, de cara, eles tinham um serviço de importação, pensei, “deve ser pegadinha para contratar conta paga”, mas não era, realmente eles disponibilizam a importação mesmo na conta gratuita. Fui lá, informei os dados da minha conta de e-mail, dados do meu antigo servidor e ele importou todos os meus e-mails, recebidos, enviados, pastas, tudo.

Depois disso realizei o apontamento do domínio para o novo servidor, pois os e-mails já estavam no ZOHO e isso não importava, realizei as configurações de integração entre o servidor de hospedagem e o ZOHO, o que é praticamente automatizado por eles, mas se você quiser fazer manual é tranquilo, são alguns registros MX e TXT, e lá estava meu email funcionando, enviando e recebendo através dessa nova ferramenta.

A conta gratuita não oferece conexão com clientes de e-mail externos como o ThunderBird ou Outlook, mas eles possuem um cliente próprio que é muito bom, bem clean, você pode criar suas pastas, filtros, tudo que o um bom cliente de e-mail precisa. Ainda estou com a versão gratuita que me dá direito a até 5gb de dados, mas penso em migrar para a premium, o custo anual é de $12, isso mesmo, dá para começar com 12 dólares por ano pessoal, para ter um e-mail profissional vale muito, lembrando, eu ainda estou utilizando a gratuita, ainda não tive necessidade de fazer update.

Conclusão

Agora meu website fica em um servidor, e meus e-mails em outro, com isso eu posso simplesmente migrar meu website quando eu quiser, sem a necessidade de me estressar com backup de e-mails.

Uma dica que sempre passo para meus clientes, quanto mais contas de e-mail, mais trabalho, tem cliente que quer criar contato@, atendimento@, vendas@, comercial@, marketing@, e nem tem pessoal para administrar tudo isso, uma bagunça, eu mesmo, aqui na agência só tenho o contato@ para tudo, uma facilidade.

Se você tem uma empresa e pretende ter um e-mail profissional, avalie se deve ou não utilizar as contas da sua hospedagem ou de um serviço externo como eu fiz. Qual serviço de e-mail você deve usar? Vai da sua escolha, se pode bancar um G-SUITE ou Microsoft, ótimo, são muito bons, mas se quer economizar e não é muito exigente, serviços como o ZOHO são bem úteis.